زنده نگه داشتن سیستم برنامه ریزی

عکس توسط ماریسا گروتس در باز کردن

در آخرین مقاله خود به یکی از خلأهای عملی در برنامه ریزی پرداختم: چه اتفاقی برای تمام وظایف و خواسته‌های جدیدی می‌افتد که پس از برنامه‌ریزی روزتان به وجود می‌آیند؟

پاسخ یک قانون ساده در زمان واقعی بود:

اگر واقعاً حدود 30 ثانیه طول می کشد، اکنون این کار را انجام دهید. در غیر این صورت، اکنون آن را ضبط کنید. اگر لازم است قبل از بررسی بعدی شما اتفاق بیفتد، یک نشانه اضافه کنید. سپس به کاری که انجام می دادید برگردید.

اما این دومین شکاف عملی را باقی گذاشت:

چگونه می‌توانید یک سیستم برنامه‌ریزی را روز به روز و هفته به هفته حفظ کنید، به جای اینکه یک بار آن را راه‌اندازی کنید و سپس بی‌صدا آن را کنار بگذارید؟

زیرا یک سیستم برنامه ریزی خودش را پشتیبانی نمی کند.

شما می توانید یک لیست عالی جامع از کارها ایجاد کنید، آن را با دقت اولویت بندی کنید، قرار ملاقات ها را در دفتر خاطرات خود قرار دهید و دقیقا تصمیم بگیرید که چه کاری باید انجام دهید.

و سپس زندگی اتفاق می افتد.

وظایف جدید در راه است. اولویت ها تغییر می کند. مهلت ها نزدیک می شود. کارها داره تموم میشه چیزهای دیگر اینطور نیست. دفتر خاطرات شما در حال پر شدن است. وظایف در لیست نگهداری شما ذخیره می شود. چیزی که هفته گذشته C بود ممکن است اکنون B باشد.

سیستمی که به طور دقیق زندگی شما را در روز دوشنبه نشان می دهد، ممکن است دیگر به طور دقیق آن را در روز پنجشنبه نمایش ندهد.

بنابراین برنامه ریزی نمی تواند کاری باشد که یک بار انجام دهیم.

به الف نیاز دارد نبض.

دو نکته بسیار مفید برای بازیابی این پالس وجود دارد:

آیین مرور روزانه و آیین بررسی هفتگی.

من قبلاً به هر دو اشاره کرده‌ام، اما در اینجا می‌خواهم نگاهی دقیق‌تر به آنچه که هر کدام واقعاً انجام می‌دهند بیاندازم.

را آیین بررسی روزانه کوتاه است

هدف آن بازنگری در هر کار و مسئولیتی در زندگی شما نیست.

این برای اتصال مجدد شما به مسیری است که قبلاً انتخاب کرده اید.

هر روز در زمان معقولی قابل پیش بینی، به دفترچه یادداشت و فهرست اصلی خود برگردید و بپرسید:

• برای امروز چه کاری انجام داده ام؟

• آیا چیزی به یک اولویت غیرمنتظره تبدیل شده است؟

• آیا باید چیزی از Holding List دیروز را به لیست وظایف اصلی اضافه کنم؟

• چگونه ظرفیت من خواسته های امروز من را برآورده می کند؟

• با توجه به موارد فوق، امروز به طور واقع بینانه چه کاری می توانم انجام دهم؟

یک یادآوری سریع: لیست دارایی ها جایی است که شما هستید گرفتن وظایف جدیدی که در طول روز، بین یک مرور روزانه و مرور بعدی، ایجاد می‌شوند. اگر یک وظیفه واقعا باید باشد انجام شد فوری، قبل از بررسی روزانه بعدی، شما نیز ماکت برای بازیابی آسان در آن روز – به عنوان مثال، با تنظیم زنگ هشدار روی تلفن خود، درخواست از شخصی که به آن اعتماد دارید تا به شما یادآوری کند، یا آن را روی بازوی خود بنویسید.

اگر کار جدید فوری نیست، می‌تواند به سادگی در لیست کارهای شما منتظر بماند تا مراسم مرور روزانه بعدی، زمانی که آن را به فهرست اصلی کارهای انجام دهید منتقل کنید.

یکی از اجزای مهم Daily Review ارزیابی ظرفیت واقعی شما در برابر خواسته های روز است. اگر خوب نخوابیده اید، فرزندتان مریض مدرسه را ترک کرده است، یا رئیستان ضرب الاجل جدیدی تعیین کرده است، ممکن است مجبور شوید بهترین برنامه های خود را تغییر دهید.

طرحی که برای نسخه ای خیالی از شما با زمان، انرژی و تمرکز نامحدود ساخته شده است، صرفاً به این دلیل که به زیبایی سازماندهی شده است، مفیدتر نخواهد بود.

سوال همیشه این است:

با توجه به روزی که واقعا دارم، حالا چه اهمیتی دارد؟

را آیین بررسی هفتگی جایی است که از خواسته های فوری روز عقب نشینی می کنید و به کل سیستم نگاه می کنید.

در طول هفته، توجه ما به طور طبیعی به آنچه نزدیک است جلب می شود: جلسات امروز، ضرب الاجل فردا، ایمیلی که دیروز رسید، چیزی که یک نفر فقط از ما خواسته است که انجام دهیم.

این لازم است. اما همچنین به این معنی است که کارهای مهم و غیر فوری می توانند بی سر و صدا دور از چشم باقی بمانند.

آیین مرور هفتگی ترمیمی است میدان دید وسیع تر.

اکنون زمان آن است که به فراتر از برش زندگی امروزی نگاه کنید و بپرسید که آیا سیستم به‌عنوان یک کل هنوز هم آنچه مهم است، چه چیزی در حال تغییر است و چه چیزی در راه است را منعکس می‌کند.

احتمالاً نیاز خواهید داشت:

• به جلو نگاه کن برای ضرب الاجل ها، جلسات و تعهدات آتی؛

• بررسی کنید که لیست وظایف اصلی شما باشد پر – هر چیزی را که گم شده است اضافه کنید.

• بررسی کنید که هست یا نه جاری – حذف هر چیزی که کامل شده یا نامربوط شده است.

• وظایف را در طول زمان در اولویت قرار دهید – C در نهایت باید به B و B A تبدیل شود، به جای اینکه به طور نامحدود در پس زمینه بایستد.

• بررسی کنید که کارهایی که اولویت کم داده اید واقعاً اولویت کمتری دارند، به جای اینکه فراموش شوند یا از آنها اجتناب شود.

• به وظایفی توجه کنید که نمی‌توان آنها را به سادگی برنامه‌ریزی کرد، زیرا ابتدا نیاز به تفکر، تصمیم‌گیری، ایجاد گزینه‌ها یا ایجاد یک توالی دارند – ممکن است به موارد خاصی نیاز داشته باشند. زمان حل مسئلهکه در ماده 11 به آن خواهم پرداخت.

• به کارهایی که بارها و بارها به تعویق انداخته اید توجه کنید، زیرا ممکن است بیشتر نشانه اهمال کاری باشد تا به تعویق انداختن آنها اولویت بندی مشکل – من در ماده 12 به این موضوع با دقت بیشتری نگاه خواهم کرد.

این امر به ویژه در ADHD اهمیت دارد زیرا اهمیت و اهمیت یک چیز نیست.

ذهن ADHD تمایل دارد به شنیدن چیزهای جدید، فوری، هیجانی یا جالب توجه کند – نه لزوماً مهم ترین.

کاری که مهم است اما هنوز فوری نیست ممکن است با صدای بلند فریاد نزند.

آیین بررسی هفتگی به شما امکان می دهد به هر حال بروید و آن را پیدا کنید.

شما فقط می توانید آن را روتین بنامید.

اما من این کلمه را بیشتر دوست دارم یک آیین.

عادت چیزی است که نسبتاً خودکار شده است.

روتین به فعالیت های تکراری شکل می دهد.

تشریفات چیز دیگری را اضافه می کند: این حس که یک عمل کوچک توجه به چیزی است که اهمیت دارد.

این به این معنی نیست که قبل از باز کردن لیست کارهای خود شمع روشن کنید – اگرچه اگر این کار برای شما مفید است، آن را دنبال کنید. شما همچنین می توانید از یک خودکار مورد علاقه استفاده کنید، یک موسیقی زیبا پخش کنید، پس از آن به خود قول یک جایزه کوچک بدهید یا حتی یک کارت ستاره از بچه ها قرض بگیرید.

این صرفاً به معنای ایجاد یک نقطه آشنا است که در آن به سیستم باز می‌گردید، به جای اینکه انتظار داشته باشید خود به خود به یاد بیاورید:

الان واقعا باید همه چیز را مرور کنم.

یک آیین بازبینی مفید ساختاری پیرامون خود دارد.

کی انجامش میدم؟
کجا انجامش بدهم؟
چه چیزی را تماشا خواهم کرد؟
به چه ترتیبی کارها را انجام خواهم داد؟
چگونه بفهمم کارم تمام شده است؟

مراسم مرور روزانه شما ممکن است با قهوه صبحگاهی یا زمانی که برای اولین بار سر کار می نشینید اتفاق بیفتد.

مراسم مرور هفتگی شما می تواند در بعد از ظهر جمعه، عصر یکشنبه یا صبح دوشنبه انجام شود.

هیچ چیز ذاتاً در مورد زمان، مکان یا نشانه های خاص برتری ندارد.

مهم این است که همه بلند شوند محل بازگشت قابل تشخیص.

اینجا یک تله آشکار وجود دارد.

ما می توانیم حفظ سیستم برنامه ریزی خود را یکی دیگر از وظایف بزرگ اداری کنیم.

نیازی نیست که مراسم مرور روزانه به یک مراسم بهره وری 45 دقیقه ای تبدیل شود.

برای بسیاری از افراد، این فقط چند دقیقه طول می کشد.

آیین بازبینی هفتگی ممکن است کمی بیشتر طول بکشد زیرا شما عمداً لنز را باز می کنید.

اما هدف یک سیستم برنامه ریزی کمک به شما در زندگی کردن است.

این در مورد ایجاد یک لایه بروکراتیک اضافی در اطراف زندگی شما نیست.

و اگر چند روزی مراسم را از دست دادید، پاسخ این است که به این نتیجه نرسید که سیستم خراب است.

برگرد پیشش

آنچه هنوز مهم است را به روز کنید.

دوباره از جایی که هستید شروع کنید.

یک سیستم برنامه ریزی خوب لزوماً سیستمی نیست که هرگز از آن خارج نشوید. این چیزی است که می توانید به آن بازگردید.

هر چیزی که نوشتم یک ویژگی مهم دارد.

من این سریال را چند ماه پیش شروع کردم، تقریباً با این فرض که شخصی که برنامه ریزی می کند، باشد شما.

می‌توانید از فهرست کاغذی، مجله، برنامه یا یادآوری استفاده کنید، اما من همچنان تصور می‌کردم که بسیاری از کارهای ذهنی – مرتب‌سازی، اولویت‌بندی، ترتیب‌بندی و برنامه‌ریزی- به صورت دستی انجام می‌شود.

هوش مصنوعی مولد آن را تغییر می دهد.

اکنون می توانید وظایف خود را به هوش مصنوعی بسپارید و از آن بخواهید که به شما در اولویت بندی آنها، سازماندهی آنها، شناسایی اطلاعات گمشده، پرسیدن سؤالات مرتبط و پیشنهاد یک طرح واقع بینانه کمک کند.

این ممکن است بیشتر و بیشتر عادی شود.

بنابراین تشخیص تمایز بین آنها مفید است بررسی خود از تمام پردازش هایی که در طول آن اتفاق می افتد.

هوش مصنوعی مکانیک را تغییر می دهد، اما هنوز نیازی به برآورده کردن واقعیت ندارد.

چیزی هنوز نیاز دارد تا سیستم برنامه ریزی را با آنچه واقعاً در زندگی شما می گذرد در تماس قرار دهد.

چه چیزی تغییر کرد؟

چه چیزی رسید؟

چه چیزی فوری تر شد؟

چه چیزی دیگر مهم نیست؟

در واقع شما قادر به انجام چه کاری هستید؟

آیین بازبینی روزانه و آیین بررسی هفتگی زمان هایی برای اتصال مجدد با سیستم هستند.

آنها از شما نمی خواهند که شخصاً پردازشی را که در آنجا اتفاق می افتد انجام دهید.

برای برخی از افراد، آیین بازبینی روزانه می‌تواند کمتر و کمتر شبیه مرتب‌سازی دستی فهرست به نظر برسد و بیشتر شبیه به گفتن این جمله باشد:

این چیزی است که از دیروز تغییر کرده است. به من کمک کنید تا برنامه امروز را انجام دهم.

و آیین مرور هفتگی می تواند به این صورت باشد:

همه چیزهایی را که با آنها درگیر بوده ام بررسی کنید. من از چه چیزی غافل هستم؟ چه چیزی در اولویت تغییر کرده است؟ قبل از پیشنهاد برنامه ای برای هفته آینده، هر آنچه را که باید بدانید از من بپرسید.

مکانیک می تواند خیلی سریع تغییر کند.

لزوم حفظ نظام به روز، قابل اعتماد و متصل به واقعیت باقی می ماند.

لحظه ای از روز خود را انتخاب کنید که به طور خلاصه به سیستم برنامه ریزی خود بازگردید.

این مال شماست آیین بررسی روزانه.

یک نقطه در هفته خود را انتخاب کنید که در آن به عقب برگردید و به تصویر بزرگتر نگاه کنید.

این مال شماست آیین بررسی هفتگی.

هر دو را به اندازه ای کوچک نگه دارید که بتوانید به طور واقع بینانه به آنها دست بزنید.

از هر ابزار کمکی استفاده کنید – کاغذ، اپلیکیشن، هوش مصنوعی یا ترکیبی از این سه.

نکته مهم این نیست که شما شخصاً هر بخش از فرآیند برنامه ریزی را انجام دهید.

این است که سیستم بی سر و صدا از زندگی که قرار است به شما در مدیریت آن کمک کند دور نمی شود.

برخی از وظایف را می توان به سادگی ضبط، اولویت بندی و برنامه ریزی کرد.

دیگران نمی توانند.

گاهی اوقات دشواری این نیست:

چه زمانی باید این کار را انجام دهم؟

این است:

مشکل اینجا دقیقا چیست؟ گزینه های من چیست؟ چه چیزی باید تصمیم گیری شود؟ اول چه اتفاقی باید بیفتد؟

این چیزی است که در ادامه به آن خواهم پرداخت: حل مسئله – از جمله نقش رو به رشدی که هوش مصنوعی می تواند در انجام برخی از این تفکرات با ما ایفا کند.